5 regole per organizzare un evento perfetto

L’organizzazione di un evento può risultare davvero complicata per chi non conosce le basi e non ha esperienza nel settore. Si tratta di un tema complesso e dalle mille sfaccettature che comprende molte variabili e decisioni da affrontare. Il compito di un Event Manager infatti, è quello di organizzare e coordinare tutti gli aspetti necessari alla buona riuscita di un evento. Dalla location agli inviti, dal catering agli allestimenti, dal fotografo alla programmazione dettagliata della scaletta. Un Event Manager deve sicuramente possedere molta creatività, deve essere intraprendente ma soprattutto metodico. Quindi, ecco 5 cose da considerare per organizzare un evento di successo.

1. Lo scopo 

Prima di tutto è necessario definire lo scopo dell’evento e qual è l’obiettivo che si vuole raggiungere attraverso di esso. Avere ben chiaro in mente questo è fondamentale per l’organizzazione di un buon evento. La domanda che ci si deve porre è: perché lo si sta organizzando e cosa si spera di ottenere? Ad esempio, l’organizzazione di un evento può servire al lancio di un nuovo prodotto, ad attirare l’attenzione dei media o per un prodotto già sul mercato, a celebrare un importante momento o un anniversario… Questi sono solamente alcuni esempi, ma ogni evento ha il suo obiettivo specifico ed è importante individuarlo prima di iniziare a progettare.

2. A chi si rivolge

È essenziale individuare il target a cui si rivolge l’evento. Chi sono le persone che parteciperanno o che vorresti partecipassero al tuo evento?
Famiglie, single, anziani, giovani, studenti, giornalisti… Esistono infinite categorie molto diverse tra loro. È importante definire a quale ci si vuole rivolgere e capire quali sono le loro aspettative e i loro bisogni. In questo modo sarai in grado di organizzare un evento su misura per il target scelto ed avrai maggiore facilità nella definizione delle scelte dell’allestimento e del programma. Infatti, ogni target ha necessità e aspettative distinte.
Una volta individuate le persone a cui l’evento si rivolge è tempo di definire il budget.

3. Il Budget

Definire il Budget di spesa per l’evento è indispensabile per l’organizzazione dello stesso, in base a questo si può stabilire un piano.
È consigliato considerare l’idea anche di sovvenzioni esterne e sponsor per finanziare in parte l’evento. Attraverso la stesura del piano si possono quindi definire la totalità degli investimenti necessari alla realizzazione dell’evento. È importante valutare in anticipo la retribuzione di eventuali collaboratori esterni come camerieri, fotografi e videomaker, del noleggio di attrezzatura, o di spese extra non previste.

4. La location

La location fa la differenza e non è mai da sottovalutare. Come già detto in precedenza i partecipanti hanno delle aspettative quando si presentano ad un evento ed è importante non deluderle. Esistono tantissime location diverse: location per eventi con molti partecipanti, location per meeting, location per congressi, location per matrimoni e anniversari.. Inoltre non è da escludere che un evento si tenga in una sala già in possesso del cliente che ha richiesto l’organizzazione dell’evento. Qualsiasi sia il tipo di evento e di location necessaria è sempre fondamentale recarsi sul posto per fare un sopralluogo e rendersi conto degli spazi a disposizione così da poter progettare più facilmente e con successo l’allestimento della sala e l’organizzazione degli ambienti.

5. La promozione

La riuscita dell’evento dipende largamente da quanto e come viene promosso. Organizzare un evento nei minimi dettagli non è sufficiente; se non si è fatta una comunicazione efficace, l’evento rischia di riscuotere poco successo perché la strategia di promozione non ha raggiunto il pubblico. Un modo pratico e semplice per evitare che ciò accada è l’invito, sia esso cartaceo o digitale. L’invito è come il biglietto da visita dell’evento, è importante che sia progettato con attenzione e che rispecchi le caratteristiche dell’evento che stai organizzando e delle persone che vi parteciperanno.